Polityka prywatności serwisu www.storm-shadow.com

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania informacji przechowywanych na urządzeniach użytkowników serwisu internetowego "storm-shadow.com" („Serwis”).

Dokument ma na celu przekazanie użytkownikom w przejrzysty sposób informacji dotyczących tego, jakie dane mogą być przetwarzane podczas korzystania z Serwisu, w jakich celach, na jakiej podstawie prawnej oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane osobowe są przetwarzane.

Administratorem danych osobowych użytkowników Serwisu jest:

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem:

studio@storm-shadow.com

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem studio@storm-shadow.com.

2. Zakres stosowania Polityki

Polityka dotyczy przetwarzania danych w związku z:

1. korzystaniem z Serwisu storm-shadow.com;
2. korzystaniem z formularza kontaktowego;
3. korespondencją prowadzoną z Administratorem;
4. zabezpieczeniem Serwisu przed nadużyciami i automatycznym ruchem;
5. zapisywaniem ustawień technicznych i preferencji użytkownika;
6. korzystaniem z asystenta AI „Shady” po jego ponownym uruchomieniu;
7. przesłaniem za pośrednictwem Shady formularza lub mini-briefu dotyczącego potencjalnej współpracy.

3. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:

Dane przekazane bezpośrednio przez użytkownika:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• treść wiadomości;
• informacje dotyczące projektu lub planowanej współpracy;
• rodzaj projektu lub usługi;
• orientacyjny budżet;
• inne informacje dobrowolnie podane w treści formularza, wiadomości lub rozmowy.

Dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu:

• adres IP;
• data i czas połączenia;
• informacje dotyczące urządzenia i przeglądarki;
• nagłówek User-Agent;
• informacje techniczne dotyczące żądania HTTP;
• informacje związane z ochroną Serwisu przed botami i nadużyciami;
• identyfikatory techniczne wykorzystywane do utrzymywania sesji lub ciągłości działania określonych funkcji Serwisu.

Administrator nie wymaga podawania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje o zdrowiu, pochodzeniu rasowym lub etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych, orientacji seksualnej czy danych biometrycznych.

Użytkownik nie powinien przekazywać takich danych za pośrednictwem formularza kontaktowego ani asystenta Shady, chyba że jest to rzeczywiście konieczne dla konkretnej sprawy.

4. Formularz kontaktowy

Serwis umożliwia przesłanie zapytania za pomocą formularza kontaktowego.

W celu obsługi formularza mogą być przetwarzane:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• treść wiadomości;
• adres IP i inne dane techniczne niezbędne do zabezpieczenia formularza.

Dane są przetwarzane w celu:

• odebrania wiadomości;
• udzielenia odpowiedzi;
• przygotowania informacji dotyczących usług;
• przygotowania oferty;
• prowadzenia komunikacji przed zawarciem umowy;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
• zabezpieczenia formularza przed spamem, automatycznymi zgłoszeniami i innymi nadużyciami.

Jeżeli zapytanie dotyczy możliwości zawarcia umowy lub przygotowania oferty na żądanie użytkownika, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

W przypadku pozostałej komunikacji podstawą przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji, obsłudze zapytań, organizacji działalności oraz ochronie przed ewentualnymi roszczeniami.

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, jednak podanie co najmniej danych oznaczonych jako wymagane jest konieczne do przesłania wiadomości i uzyskania odpowiedzi.

5. Wiadomości e-mail

Wiadomości przesłane za pośrednictwem formularza mogą być przekazywane do skrzynki pocztowej Administratora.

Administrator może również wysłać na podany adres e-mail automatyczne potwierdzenie otrzymania zgłoszenia.

Do technicznej obsługi wysyłki wiadomości Serwis korzysta obecnie z usługi Resend, świadczonej przez Plus Five Five, Inc.

W związku z korzystaniem z tej usługi do dostawcy mogą zostać przekazane dane niezbędne do wysłania wiadomości, w szczególności:

• adres e-mail;
• imię i nazwisko;
• treść wiadomości lub informacje zawarte w zgłoszeniu;
• techniczne metadane związane z wysyłką wiadomości.

Administrator może również korzystać z usług dostawcy swojej skrzynki pocztowej lub serwera SMTP:

Proton Mail / Proton AG

6. Ochrona formularza – Cloudflare Turnstile

Formularz kontaktowy jest zabezpieczony przy użyciu rozwiązania Cloudflare Turnstile.

Usługa ta służy do rozróżniania rzeczywistych użytkowników od automatycznego ruchu oraz ochrony Serwisu przed spamem, botami, nadużyciami i próbami automatycznego wykorzystywania formularza.

W związku z działaniem Turnstile mogą być przetwarzane informacje techniczne dotyczące połączenia, urządzenia, przeglądarki i sposobu korzystania z Serwisu, w tym adres IP oraz informacje techniczne niezbędne do przeprowadzenia weryfikacji.

Podstawą przetwarzania danych przez Administratora w tym celu jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa Serwisu, formularzy oraz infrastruktury informatycznej.

Dostawcą rozwiązania jest Cloudflare, Inc.

7. Dane techniczne, bezpieczeństwo i logi

Podczas korzystania z Serwisu określone dane techniczne mogą być przetwarzane automatycznie przez serwer, infrastrukturę hostingową i mechanizmy bezpieczeństwa.

Może to obejmować między innymi adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, czas wykonania żądania, żądany zasób oraz informacje dotyczące błędów lub nietypowej aktywności.

Dane mogą być wykorzystywane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania Serwisu;
• wykrywania i blokowania nadużyć;
• ochrony przed atakami;
• ograniczania nadmiernej liczby zapytań;
• diagnozowania błędów technicznych;
• zapewnienia bezpieczeństwa infrastruktury.

Serwis stosuje między innymi mechanizm ograniczający liczbę prób wysłania formularza z jednego adresu IP.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora związany z zapewnieniem bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania Serwisu.

8. Hosting Serwisu

Serwis oraz jego infrastruktura mogą być utrzymywane z wykorzystaniem usług Render Services, Inc.

W związku ze świadczeniem usług hostingowych i infrastrukturalnych Render może przetwarzać dane techniczne oraz dane przesyłane do aplikacji w zakresie niezbędnym do jej hostowania, utrzymania, zabezpieczenia i prawidłowego działania.

Administrator korzysta z zewnętrznych dostawców infrastruktury jako podmiotów wspierających realizację usług informatycznych.

9. Preferencja wyglądu Serwisu i localStorage

Serwis może korzystać z pamięci lokalnej przeglądarki użytkownika, tzw. localStorage.

Obecnie w pamięci urządzenia może zostać zapisana informacja dotycząca wybranego wyglądu Serwisu, w szczególności preferowanego motywu jasnego lub ciemnego.

Informacja ta jest przechowywana pod technicznym identyfikatorem związanym z ustawieniem motywu i nie służy do identyfikowania użytkownika, tworzenia profilu marketingowego ani analizowania jego zachowania.

Dane te służą wyłącznie do zapamiętania wybranego przez użytkownika sposobu wyświetlania Serwisu.

Użytkownik może usunąć takie informacje poprzez wyczyszczenie danych witryny lub pamięci lokalnej w ustawieniach swojej przeglądarki.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Na dzień ostatniej aktualizacji niniejszej Polityki Serwis nie wykorzystuje narzędzi analitycznych ani reklamowych takich jak Google Analytics, Meta Pixel czy podobne systemy profilowania marketingowego.

Serwis może natomiast wykorzystywać technologie niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa;
• zapobiegania nadużyciom;
• obsługi funkcji wyraźnie żądanych przez użytkownika;
• zapamiętywania określonych ustawień technicznych.

Niektóre technologie dostawców zabezpieczeń, w tym Cloudflare Turnstile, mogą korzystać z informacji przechowywanych na urządzeniu lub informacji technicznych urządzenia w zakresie niezbędnym do działania mechanizmów bezpieczeństwa.

Jeżeli w przyszłości Administrator wdroży narzędzia analityczne, reklamowe lub inne technologie wymagające uzyskania zgody użytkownika, zostaną one uruchomione dopiero po wdrożeniu odpowiedniego mechanizmu zarządzania zgodami.

Niniejsza Polityka zostanie w takim przypadku odpowiednio zaktualizowana.

11. Asystent AI „Shady” – status funkcji

Storm Shadow Studio rozwija wirtualnego asystenta AI o nazwie “Shady”.

Na dzień ostatniej aktualizacji niniejszej Polityki funkcja Shady pozostaje nieaktywna i nie jest udostępniona użytkownikom Serwisu do czasu zakończenia jej audytu technicznego, bezpieczeństwa i prywatności.

Sama obecność kodu lub komponentów technicznych związanych z Shady w Serwisie nie oznacza, że użytkownik korzystający ze strony prowadzi rozmowę z asystentem lub przekazuje za jego pomocą dane.

Poniższe zasady określają planowany sposób przetwarzania danych po ponownym uruchomieniu Shady. Przed jego aktywacją Administrator zweryfikuje zgodność rzeczywistej konfiguracji z niniejszą Polityką i w razie potrzeby zaktualizuje jej treść.

12. Dane przetwarzane przez Shady po jego aktywacji

Po ponownym uruchomieniu Shady użytkownik będzie mógł prowadzić rozmowę z automatycznym asystentem dotyczącą usług Storm Shadow.

W trakcie zwykłej rozmowy przetwarzane mogą być:

• treść wiadomości wpisywanych przez użytkownika;
• odpowiedzi wygenerowane przez asystenta;
• techniczny identyfikator rozmowy;
• informacje potrzebne do zachowania krótkotrwałego kontekstu rozmowy;
• adres IP oraz dane techniczne urządzenia w zakresie niezbędnym do bezpieczeństwa i ograniczania nadużyć.

Jeżeli użytkownik zdecyduje się przekazać za pośrednictwem Shady zapytanie dotyczące współpracy lub mini-brief, przetwarzane mogą być również:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• typ projektu;
• orientacyjny budżet;
• opis projektu;
• źródło zgłoszenia;
• data i czas zgłoszenia;
• adres IP;
• informacje o przeglądarce lub User-Agent.

Podanie danych w ramach rozmowy z Shady jest dobrowolne.

Dane wymagane do przesłania mini-briefu będą oznaczone jako wymagane. Bez ich podania przesłanie kompletnego zgłoszenia może nie być możliwe.

13. Cel i podstawa przetwarzania danych przez Shady

Dane przekazywane za pośrednictwem Shady będą przetwarzane w celu:

• udzielania informacji o usługach Storm Shadow;
• prowadzenia interaktywnej rozmowy dotyczącej oferty;
• ustalenia potrzeb potencjalnego klienta;
• zebrania informacji potrzebnych do przygotowania oferty;
• przekazania zapytania Administratorowi;
• umożliwienia późniejszego kontaktu;
• ochrony usługi przed spamem i nadużyciami;
• zapewnienia prawidłowego działania asystenta.

W zakresie, w jakim rozmowa lub mini-brief prowadzą do podjęcia działań na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W pozostałym zakresie podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu komunikacji z użytkownikami, przedstawianiu informacji o własnych usługach, obsłudze zapytań oraz zapewnieniu bezpieczeństwa systemu.

14. Wykorzystanie OpenAI przez Shady

Po aktywacji Shady część treści rozmowy będzie mogła być przekazywana za pośrednictwem API do usług OpenAI w celu wygenerowania odpowiedzi asystenta.

Do OpenAI mogą być przekazywane w szczególności:

• wiadomość użytkownika;
• niezbędny fragment historii aktualnej rozmowy;
• informacje kontekstowe potrzebne do prawidłowego wygenerowania odpowiedzi.

Administrator będzie dążył do ograniczania zakresu danych przekazywanych do modelu AI do danych niezbędnych do obsługi rozmowy.

Użytkownik nie powinien przekazywać w rozmowie z Shady danych szczególnie wrażliwych, haseł, danych kart płatniczych, numerów dokumentów tożsamości ani innych informacji, które nie są potrzebne do rozmowy dotyczącej usług Storm Shadow.

OpenAI będzie wykorzystywane jako zewnętrzny dostawca technologii potrzebnej do realizacji funkcji AI.

Sposób przetwarzania danych przez usługę zostanie zweryfikowany przez Administratora podczas audytu Shady przed ponownym uruchomieniem funkcji.

15. Pamięć rozmowy Shady

W celu umożliwienia prowadzenia spójnej rozmowy Shady może posiadać krótkotrwałą pamięć sesji.

Planowana konfiguracja przewiduje przechowywanie kontekstu aktywnej rozmowy przez ograniczony czas, co do zasady do około 30 minut od ostatniej aktywności użytkownika.

Po wygaśnięciu sesji dane przechowywane wyłącznie w tymczasowej pamięci rozmowy są usuwane z pamięci aplikacji.

Jeżeli użytkownik zdecyduje się przesłać mini-brief lub inne zgłoszenie do Storm Shadow, informacje składające się na to zgłoszenie mogą zostać zapisane niezależnie od tymczasowej pamięci rozmowy i będą dalej przetwarzane zgodnie z zasadami dotyczącymi zapytań klientów.

16. Mini-brief przesłany przez Shady

Po aktywacji odpowiedniej funkcji Shady może umożliwiać zebranie i przesłanie mini-briefu.

Mini-brief może zawierać:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• typ projektu;
• budżet;
• opis projektu;
• informacje techniczne związane ze zgłoszeniem.

Po zatwierdzeniu zgłoszenie może zostać zapisane w systemie Administratora oraz przekazane na adres e-mail Administratora.

Użytkownik może również otrzymać automatyczne potwierdzenie przesłania mini-briefu.

Dane zawarte w mini-briefie będą traktowane jak inne zapytania dotyczące potencjalnej współpracy.

17. Automatyczne podejmowanie decyzji

Serwis oraz Shady nie są przeznaczone do podejmowania wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

Shady może automatycznie:

• generować odpowiedzi;
• rozpoznawać temat rozmowy;
• sugerować odpowiednią kategorię usług;
• prowadzić użytkownika przez proces zbierania informacji o projekcie.

Ostateczne decyzje dotyczące podjęcia współpracy, jej zakresu, ceny, warunków umowy lub realizacji projektu należą do Administratora lub osoby działającej w jego imieniu.

18. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom, które świadczą na rzecz Administratora usługi niezbędne do prowadzenia Serwisu i działalności.

W zależności od rodzaju przetwarzania mogą być to w szczególności:

a także, jeżeli będzie to niezbędne:

• dostawcy usług informatycznych;
• dostawcy usług hostingowych i infrastrukturalnych;
• doradcy prawni;
• księgowość;
• organy publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

Dane nie są sprzedawane podmiotom trzecim.

19. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców technologicznych wykorzystywanych przez Administratora jest podmiotami międzynarodowymi lub ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

W związku z tym dane mogą być przetwarzane również poza EOG.

W takich przypadkach Administrator korzysta z usług dostawców zapewniających odpowiedni mechanizm prawny transferu danych zgodnie z rozdziałem V RODO.

W zależności od konkretnego dostawcy i miejsca przetwarzania podstawą transferu mogą być między innymi:

• decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych;
• uczestnictwo dostawcy w uznanym mechanizmie zapewniającym odpowiedni poziom ochrony;
• standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską;
• inne mechanizmy przewidziane przez RODO.

Informacje dotyczące stosowanego mechanizmu transferu można uzyskać kontaktując się z Administratorem.

20. Okres przechowywania danych

Administrator przechowuje dane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane.

Dane związane z zapytaniem przesłanym przez formularz, e-mail lub Shady mogą być przechowywane przez czas potrzebny do obsługi zapytania i prowadzenia korespondencji.

Jeżeli na podstawie zapytania dojdzie do rozpoczęcia współpracy lub zawarcia umowy, dane mogą być przechowywane przez okres realizacji współpracy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

Dane wynikające z dokumentacji księgowej lub podatkowej mogą być przechowywane przez okres wymagany właściwymi przepisami.

Dane przetwarzane wyłącznie dla celów bezpieczeństwa i ograniczania nadużyć są przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji tych celów.

Adres IP wykorzystywany przez wewnętrzny mechanizm ograniczania liczby prób wysłania formularza jest przechowywany tymczasowo w pamięci aplikacji przez okres niezbędny do działania limitu.

Preferencja wyglądu strony zapisana w pamięci lokalnej przeglądarki może pozostać na urządzeniu użytkownika do momentu jej zmiany, usunięcia danych Serwisu lub wyczyszczenia pamięci przeglądarki.

Po aktywacji Shady kontekst zwykłej rozmowy przechowywany w pamięci sesyjnej będzie co do zasady wygasał po około 30 minutach braku aktywności. Dane przesłane jako mini-brief będą przechowywane na zasadach właściwych dla zapytań dotyczących współpracy.

21. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane są przetwarzane, może przysługiwać prawo do:

• uzyskania informacji o przetwarzaniu swoich danych;
• dostępu do swoich danych;
• otrzymania kopii danych;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• uzupełnienia niekompletnych danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki określone w RODO;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli określone przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
• wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Żądania dotyczące realizacji praw można kierować na adres:

studio@storm-shadow.com

Administrator może poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli będzie to konieczne dla ochrony danych przed udostępnieniem ich osobie nieuprawnionej.

22. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym jest:

23. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych podczas zwykłego przeglądania Serwisu nie jest wymagane.

Podanie danych w formularzu kontaktowym, wiadomości e-mail albo mini-briefie Shady jest dobrowolne, jednak brak danych niezbędnych do identyfikacji zgłoszenia i udzielenia odpowiedzi może uniemożliwić obsługę zapytania.

Użytkownik sam decyduje, jakie dodatkowe informacje umieszcza w treści wiadomości.

24. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych adekwatnie do charakteru przetwarzania i związanego z nim ryzyka.

Serwis wykorzystuje lub może wykorzystywać między innymi:

• szyfrowane połączenie HTTPS;
• kontrolę źródła żądań;
• walidację danych przesyłanych do formularzy;
• ograniczenia długości przesyłanych danych;
• ograniczenie liczby żądań z jednego adresu IP;
• Cloudflare Turnstile;
• ograniczenie dostępu do infrastruktury i danych;
• mechanizmy ochrony stosowane przez dostawców hostingu i usług informatycznych.

Żadna metoda transmisji lub przechowywania danych nie zapewnia absolutnego bezpieczeństwa, jednak Administrator podejmuje rozsądne działania mające ograniczyć ryzyko nieuprawnionego dostępu, utraty, zmiany lub ujawnienia danych.

25. Linki do zewnętrznych stron

Serwis może zawierać linki prowadzące do stron lub usług podmiotów trzecich.

Administrator nie odpowiada za zasady przetwarzania danych stosowane na stronach, do których prowadzą takie odnośniki.

Po przejściu do zewnętrznego serwisu użytkownik powinien zapoznać się z polityką prywatności tego podmiotu.

26. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku:

• zmiany sposobu działania Serwisu;
• wdrożenia nowych funkcji;
• zmiany dostawców technologicznych;
• uruchomienia lub istotnej modyfikacji Shady;
• wdrożenia narzędzi analitycznych lub marketingowych;
• zmiany zakresu przetwarzanych danych;
• zmian przepisów prawa;
• zmian interpretacji lub praktyki organów nadzorczych.

Aktualna wersja Polityki będzie dostępna w Serwisie pod adresem podstrony „polityka-prywatnosci”.

Data ostatniej aktualizacji dokumentu będzie wskazana na początku Polityki.

27. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki lub sposobu przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem: